京浜営業所 千葉さん取材記
営業推進部の周です。
先日、京浜営業所の千葉さんを取材させて頂きました。
血液型： Ａ型
星座： 山羊座
趣味： プロレス鑑賞、スポーツ観戦
好きな食べ物： お肉とラーメン
社歴： ９年
Q： 現在の仕事内容をお聞かせください
京浜営業所で、経理を担当しています。伝票入力・発行、出納管理、営業成績の集計・報告といった業務を日々行っています。営業スタッフのサポートとして見積作成や受発注などもあわせて行っています。
それとは別に、蒲田工業で導入している基幹業務システムの管理者として、全国の営業所から寄せられる問い合わせへの対応、システムメーカー、ソフトメーカーとの折衝なども担当しています。
Q： 基幹業務システムが更新されましたが、導入は大変でしたか？
今回のシステム移行は同じソフトでのバージョンアップでしたから、操作体系や基本構成に大きな変更はなかったので導入はスムーズにいけたと思います。
各営業所を回って導入作業、変更点のレクチャーなどを行いましたが、大変とは感じませんでした。むしろ普段は経理業務が中心で、スケジュールやタスクがきっちりと決まってということが多いので、今回の導入作業は新鮮でした。（笑）
出張で営業所を不在にすることが多くなりましたので、所属している京浜営業所にはいろいろとご不便をお掛けしてしまいましたが、所員の皆さんがフォローしてくれたので何とか乗り切ることができました。ありがとうございました！
基幹業務システム更新は会社全体に関わり、今後数年間運用していくものですので、導入作業のメンバーに選ばれたというのは光栄に感じましたし、やりがいを感じられる仕事でした。
－ 移行作業は、やっぱり業者さんに一から教えてもらったのですか？
基本的にはバージョンアップなので、普段から毎日使っているものですし、一般的な使い方に関しては特別にレクチャーを受けなくても大丈夫でした。新、旧でなるべく変更箇所が少なくなるようにソフトメーカーさんにカスタマイズもお願いしましたので、想定以上にスムーズに移行できたと思います。
ただ今回は普段は使わない機能、マスター登録といった本社のみで使用する機能などについても理解しておく必要があり、このあたりは個別にじっくりシステムメーカーさんから教わりました。
― 本社で使っているソフトと営業所で使っているのは違うのですか？
勿論同じソフトを使用しているのですが、各営業所は伝票の入出力や在庫管理などの機能をメインに使用するのに対し、本社では各種集計や、担当者や商品、在庫品のコード設定、入力などを中心に使用します。運用する機能がかなり異なりますし、私は本社での業務経験がなかったので今回初めて使う機能もかなりありました。
― 各営業所を千葉さんが回られたのは何のためにですか？
単にソフトをインストールして使い方を説明するだけというのであれば、システムメーカーさんにお願いするだけで済むのですが、うちの会社のやり方、各営業所での運用に即した使い方ということになると、ソフト、業務フロー両方を知っている人間がどうしても必要になるんですね。
それから今回は導入してから本運用まで2か月間習熟、移行期間を設けました。導入した状態ではソフトは完成形ではなくてカスタマイズの余地を残してあります。移行期間中に仮運用を各営業所で行ってもらい、改善点を洗い出して随時反映させた上で、本運用するという流れで設定しました。各営業所を回る中でも、変更点を説明しながら同時に改善が必要な箇所をヒアリングしました。全てを取り込むことできず、運用で解決を図る点もありましたが、使いやすくするための改善はかなりできたと思っています。
もう一つの狙いは、各営業所間で異なっている業務フローをできる限り共通化して、標準化をはかるということです。営業所によって顧客構成も異なりますし、それぞれに歴史もあるので完全な統一は難しいとしても、やはりある程度の共通化をしていかないといけないという話が以前からあり、今回のシステム更新に合わせできる限り行うようにしました。まだまだ時間もかかりますが、効率化のためにも今後も自分が中心になって進めていきます。
― 今回のシステム更新にあたって商品コードも作り直したということですが、その点について教えて下さい。
伝票入力時に商品コードを設定しているというのは営業分析のためなのですが、設定されているコード分類が古くて実態に合わなくなっていたというのが原点です。
蒲田工業の営業品目も過去に設定された時から随分変わっています。たとえば最近は工事案件の受注が非常に多いのですが、以前のコードですと一括して工事という分類で、それが配管工事なのか、塗装工事なのか、機械据付工事なのか後から分析できない。逆に今ではあまり販売量も多くない商品に対して細分化されたコードが振り分けられている。こうした状態を現状に合わせ、且つ精密な営業分析ができるようにということでコード表を作り直しました。
ただ以前のデータも引継ぎ、整合性も確保しながら新しい体系をつくらなければなりませんし、あまりに細分化しすぎると入力時の作業負担が増えてしまう、まとめてしまいすぎると精緻な分析が出来ない。と、なかなかバランスを取るのには苦労しました。
あと京浜営業所の販売品目は熟知していますが、他の営業所の営業品目などは知らないことも多いので何回か作り直すことになりました。
新たな商品郡コード表
Q： 各営業所に確認してもらった時に結構要望が多かったんですか？
自分が全部把握しているのではないという前提で、各営業所の皆さんに協力してもらいました。自分がたたき台をまず作って、配信して、仮運用してもらいながら、要望をヒアリングして補完する。改訂版を出してまたヒアリング。結果として4回ぐらい作り直しましたかね。
あわせて以前はコードブックが紙出力のみで運用されていましたが今回エクセルの機能を活かしてインデックスを作ったり、商品名やブランド名で検索できるようにしたりといった工夫を凝らしました。とはいえ、コードは今後も随時追加や変更が必要となると思いますし、将来はもっと検索しやすいようにwebベースで作成することも視野に入れています。
Q： 事務の仕事において心掛けていることは？
できているかどうかは別にして、他の人に対して思いやりの気持ちを常に持つということです。経理の仕事を一から教わった前任者に「どんなに忙しくても、えらそうにしてはいけない。経理業務それ自体はお金を生み出せない。営業スタッフが一生懸命稼いで来てはじめて自分の仕事が存在することを忘れるな」「その事を忘れずにひたむきに仕事をしていれば、黙っていても営業も認めて、頼りにしてもらえる」とずっと言われていました。
どうしても月末などで仕事が立て込んでくると「あー忙しい」と思う時もありますが、そんな時でもできる限り営業スタッフが気持ちよく、スムーズに仕事ができる環境にすることは忘れないように気を付けています。
あと、気を付けているのは惰性で仕事をしないということです。経理業務ではミスなくすることが大前提です。ちょっとしたミスが大きな問題に直結します。でもやはりミスを犯してしまったり、処理の仕方を間違えてしまったりすることはあるのです。今までミスが発生した状況を考えると、一番は集中力が切れた状態で惰性で仕事をしている、処理をしてしまっている場合がほとんどです。チェックするような業務フローがあっても、集中力が切れているとおざなりなチェックしかできず、意味がない。特にPCの画面で数字が並んでいると、一見すると全部正しそうに見えるものだから、何となく流してしまう。ミスが大抵こうした時に起きています。
かといって一日中、集中力を切らさないというのは無理なので（笑）、今は先に時間を決めて、「この時間までにこの仕事を終える！」設定するようにしています。それから、事務処理のスキルやスピードに関しては、今回他の営業所の方の仕事ぶりを間近でみて自分はまだまだだと痛感したので、もっとレベルを上げられるよう精進します。
Q： 経理の仕事と営業サポートの両立について聞かせてください
まずは営業サポートを優先します。やっぱり稼いでもらわないとはじまりませんから。経理の仕事が中断された場合は、さっきの集中力の話と重なりますけど、もう1回スイッチを入れ直して、設定し直してはじめるという意識ですね。
Q： 仕事のやりがいは何ですか？
今回のシステム移行に関してはスムーズといいつつも、細かいバグや修正はいくつか発生しました。システムメーカーさんと連絡を取り合ってその都度解決していきましたが、2つほどかなり悩む問題があって、それがなんとか解決できた時は嬉しかったですね。あと、各営業所からの問い合わせに対応していく中で、これは他の営業所でも発生しそうだと判断した問題は早めに他の営業所にも共有を図るようにしていたら、「ちょうど、どうしようか相談しようと思っていたところ」と反応が返ってきた時は手応えを感じました。お世辞かもしれませんが、「頼りにしているよ！」と今回いろいろな方から声を掛けてもらえたのは移行作業に携わることができて本当に良かったです。今回、自分自身の成長も感じることができましたし、会社にも役に立てたかなと思っています。
Q： これからの目標は何ですか？
業務の標準化や効率化に関しては今回十分できなかったので、今後自分が中心に進めていきたいと考えています。各営業所を回ってみてそれぞれのやり方に長所も短所あることが分かりました。今までのやり方を変えるというのはいろいろ難しい面もありますが、今後はそれぞれの良さも活かしつつ、会社全体で効率良く仕事ができるような仕組みを作っていきたいと思っています。
Q： プライベートはどのように過ごしていますか？
雪国岩手の出身なのでスキーが大好きです、毎年2月に行われる会社のスキー旅行が楽しみです。ビッグフットというストックなしで滑るファンスキーが特技です。
あと音楽が好きで、毎年欠かさずKREVAというアーティストのコンサートに行っています。
千葉さんのインタビューは以上です。
「運用する機能がかなり異なりますし、私は本社での業務経験がなかったので今回初めて使う機能もかなりありました」、「導入作業のメンバーに選ばれたというのは光栄に感じましたし、やりがいを感じられる仕事でした。」等、今後蒲田工業の経理業務改善への意気込みが感じられました。
また、「できる限り営業スタッフが気持ちよく、スムーズに仕事ができる環境にすることは忘れないように気を付けています。」、「営業サポートを優先します」などから千葉さんが営業マンを尊敬していることが非常に伝わってきました。
今後の経理業務では、共通化・標準化を目指しながら、かつ営業所ごとの良さも活かして行く仕組みづくりするとのことで、蒲田工業が強化している「水平展開」を経理業務においても行っていくとのことでした。
取材させて頂き、ありがとうございましたm(__)m。
